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Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los documentos indispensables para su inscripción?

DOCUMENTOS GENERALES:

  • Formulario para el Registro Único de Proponentes, RUP, debidamente diligenciado y firmado en original.
  • Copia del Registro Único Tributario, RUT, expedido por la DIAN.
  • Declaración de cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, respecto al pago de parafiscales, para los trámites de inscripción, actualización o renovación que adelante ante el Registro Único de Proponentes, RUP, con excepción de las personas jurídicas extranjeras.
  • Copia del documento de identificación de la persona natural proponente cuando se trate de inscripción.
  • Certificado suscrito por el proponente persona natural o su contador público, relativos al tamaño de la empresa indicando si es grande, mediana, pequeña o microempresa.
  • Certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal (si la persona jurídica está obligada a tenerlo) o el auditor o contador, relativas al tamaño de la empresa indicando si es grande, mediana, pequeña o microempresa.
  • Cuando se trate de persona jurídica no inscrita en el Registro Mercantil ni en el de Entidades Sin Ánimo de Lucro o sociedad extranjera, deberá aportar la documentación que acredite la existencia y representación legal y como mínimo deberá contener los siguientes requisitos: nombre o razón social completa del proponente, modificaciones de la razón social, tipo, número y fecha del documento de constitución o creación, fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica, duración de la persona jurídica, domicilio de la persona jurídica, nombre e identificación del representante legal, facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.

SOPORTE DOCUMENTAL DE LA EXPERIENCIA:

Para certificar la experiencia, el proponente lo podrá hacer mediante alguno de los siguientes documentos:

  • Certificación expedida por tercero donde conste los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor en SMMLV, los cuales se deben referir a contratos ejecutados. El proponente debe identificar en cada certificado expedido por el tercero o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios.
  • Acta de liquidación del contrato, suscrita por el tercero contratante.
  • Copia del contrato ejecutado. Con base a los contratos de tracto sucesivo, se considerarán ejecutados en la porción efectivamente cumplida. Para proceder al registro de la experiencia de un contrato de tracto sucesivo en curso, es necesario que el tercero que recibió los bienes, obras o servicios relacionados, certifique expresamente la cuantía y objeto del contrato efectivamente ejecutados.
  • Órdenes de compra, órdenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.
  • Si el proponente celebró contratos a través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales tenga o haya tenido participación y quiera tomar esta información como experiencia, deberá adjuntar certificación por cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y expresar su valor en SMMLV. Deberá anexar, además, copia del acto de conformación del consorcio o unión temporal para verificar el porcentaje de participación.
  • Si el proponente es persona jurídica con tiempo inferior a 3 años de constituida, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes.

SOPORTE DOCUMENTAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA:

  • El proponente persona natural o jurídica deberá presentar los estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o estados financieros de apertura.
  • Si el proponente es persona jurídica y no tiene la antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados al 31 de diciembre, se debe inscribir con estados financieros de corte trimestral o balance de apertura.
  • Adicionalmente, si los estados financieros los suscribe revisor fiscal y contador, se anexará dictamen del revisor y certificación expedida por el contador. Si sólo posee contador, será necesario adjuntar únicamente la certificación.
  • Tenga en cuenta que los estados financieros estarán integrados como mínimo por el estado de situación financiera, estado de resultados y notas. No obstante, si es gran empresa debe aportar los cuatro estados financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF.
  • Si la persona jurídica es matriz de un grupo empresarial deberá aportar además de los estados financieros del proponente que se inscribe los estados financieros consolidados del grupo empresarial.
  • Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, deberá aportar copia de los documentos adicionales exigidos por ésta.
  • Las sociedades extranjeras cuyo cierre fiscal de fecha distinta al 31 de diciembre, debe actualizar la información financiera en la fecha correspondiente a su cierre fiscal; sin perjuicio de la obligación de renovar el registro anualmente a partir del 1º de enero y hasta el quinto (5º) día hábil del mes de abril de cada año.
  • Anexar copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
  • Los Estados Financieros aportados, así como sus anexos, indicados en el artículo 9 del Decreto 1082 de 2015, deben estar suscritos por el proponente persona natural y su contador público.
  • Los documentos suscritos por el contador, auditor o revisor fiscal deberán estar acompañados con la copia de la tarjeta profesional y certificación de la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.

EMPRESAS QUE FORMAN PARTE DEL GRUPO EMPRESARIAL O SITUACIÓN DE CONTROL:

El proponente debe adjuntar certificación donde informe que no es parte de un grupo empresarial, que no ejerce control sobre otras sociedades y que no hay situación de control, en los términos del Código de Comercio. Si el grupo empresarial o la circunstancia de control existe, debe indicar en el certificado los miembros del grupo empresarial, la situación de control, controlantes y controlados.

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